Online registratie

Deze optie stroomlijnt het aanmaken van contactpersonen/deelnemers via een gebruiksvriendelijk online registratieformulier. Je kunt deze optie selecteren bij het opzetten van je Fototaak en klikken op Ga verder.

1. Groepen maken

Er verschijnt een menu voor het maken van groepen (bijv. klassen). Voer de namen van de groepen in het vak Naam groep in. Om meer groepen toe te voegen, klik je op Toevoegen, waardoor er nog een vak Naam groep verschijnt. Groepen kunnen worden verwijderd door het prullenbakpictogram te selecteren. Er is minstens één groep nodig om een Fototaak te maken. Klik op Ga verder als je klaar bent.

2. Online registratie configureren

Configureer vervolgens de instellingen voor online registratie als volgt:
Uiterste datum online registratie: Stel de deadline voor registratie in.
Registratiepagina openen: Open de registratiepagina voor beoordeling.
Kopieer registratielink: Kopieer de link naar de registratiepagina voor distributie of beoordeling.

Optioneel kun je een informatieblad maken om de fotoshootdag te promoten. Dit bevat een QR zodat deelnemers zich gemakkelijk kunnen registreren, evenals de link. Het bevat ook persoonlijke informatie over jou die al in je profiel staat. Je kunt het ook personaliseren:
Titel: Naam van je fotoshoot.
Beschrijving: Je kunt belangrijke details toevoegen, zoals de datum van het evenement.
Downloaden (PDF): Download het registratie-informatieblad om af te drukken en te verspreiden.

Type foto's: Door het juiste vakje aan te vinken, kun je de deelnemers verschillende soorten foto's laten kiezen. Zo kan elke deelnemer voor de fotosessie beslissen wat voor soort foto's er van hem of haar gemaakt moeten worden.

Zodra de instellingen zijn voltooid, klik je op Ga verder.

3. Foto Opdrachten controleren

De gemaakte Fototaak wordt geopend zoals geconfigureerd. Als je wilt, kun je een nieuwe groep maken door de naam in te voeren in het vak Nieuwe groep bovenaan en op de knop Toevoegen te klikken. Je kunt de instellingen van de Fototaak wijzigen in de rechterkolom onder het menu Algemeen. Lees voor meer informatie het artikel Algemeen menu.

4. Registratie

Deelnemers moeten zich voor de dag van de fotoshoot registreren. Je moet ervoor zorgen dat ze toegang hebben tot de online registratielink. Deze kun je vinden op Fotoset instellingen.
De registratiepagina verzamelt persoonlijke informatie over elke contactpersoon, zoals naam, e-mail en telefoon. Daarna moeten ze de naam van de deelnemer invoeren en de groep of klas selecteren waartoe ze behoren. Elk contact kan meer dan één deelnemer hebben door op Nog een deelnemer toevoegen te klikken. Dit kan bijvoorbeeld heel handig zijn voor schoolfotoshoots, waarbij ouders meer dan één kind kunnen registreren als dat nodig is. Elke deelnemer moet het type foto's selecteren dat is geactiveerd in de instellingen, zoals groepsfoto's.

De online registratie bevat een privacy- en gegevensbeschermingsovereenkomst waarmee contactpersonen moeten instemmen voordat ze zich registreren. Eenmaal voltooid, moeten ze op Nu registreren klikken. Er verschijnt een bevestigingsbericht waarin de contactpersoon wordt geïnformeerd dat de registratie is geslaagd en dat hij bericht krijgt wanneer de foto's beschikbaar zijn.

Het contact wordt automatisch aangemaakt en is toegankelijk in de Fototaak met de bijbehorende groep. Je hebt toegang tot de contacten die zijn aangemaakt in de Fototaak door te klikken op de knop Klant in het rechtermenu. Lees voor meer informatie het artikel Klantenmenu.

Geregistreerde deelnemers zijn toegankelijk door op de knop Deelnemers te klikken. Lees voor meer informatie het menu-artikel Deelnemers.

Het is mogelijk om een CSV-bestand te downloaden met gedetailleerde informatie over de klant, deelnemer, contactgegevens, groepen, galerijen en soorten geregistreerde foto's. Dit CSV-bestand kan worden gedownload vanuit het menu Klant en Deelnemer door op de knop Csv-bestand downloaden te klikken.

5. Dag van de fotoshoot

Op de dag van de fotoshoot heb je al een registratie van alle deelnemers. Voor elke deelnemer is al een individuele galerij aangemaakt. Voor de fotoshoot kun je nu de QR-codes uitprinten of meenemen op je smartphone en eerst de QR-code fotograferen en dan de betreffende deelnemer. Na de fotoshoot kun je alle foto's inclusief de QR codes uploaden en worden ze automatisch gesorteerd in de juiste galerijen.
Om de QR kaart voor de fotoshoot te downloaden, klik je op de QR codes knop aan de rechterkant. Lees voor meer informatie het QR Codes menu artikel.

6. Na de fotoshootdag

Als de fotoshootdag voorbij is, hoef je alleen nog maar de QR-code foto van elke deelnemer te uploaden samen met de geselecteerde foto's die je wilt delen/verkopen. Lees voor meer informatie over de volgende stappen en functies het artikel Workflow - Stap-voor-stap handleiding.